登録支援機関になるには、どのような要件を満たし、どのような書類を準備する必要があるのでしょうか。
登録支援機関は、特定技能1号外国人を受け入れる企業から委託を受け、外国人の仕事や生活に必要な支援を行う機関です。法人だけでなく、一定の要件を満たした個人事業主も登録できます。
この記事では、登録支援機関になるための要件、支援責任者・支援担当者の役割、必要書類、申請方法、登録後の注意点について、わかりやすく解説します。
登録支援機関とは？
特定技能1号外国人を雇用する企業（特定技能所属機関）は、外国人が日本で安心して働き、生活できるよう、職業生活・日常生活・社会生活に関する支援を行う必要があります。
しかし、外国人への生活支援の経験や知識が十分でない企業では、必要な支援をすべて自社で実施することが難しい場合があります。
そこで、受入れ企業から委託を受け、特定技能1号外国人への支援を行うのが「登録支援機関」です。
登録支援機関には、民間企業、業界団体、行政書士などの専門家や個人事業主も登録できます。
主な支援内容には、次のようなものがあります。
- 入国前の事前ガイダンス
- 出入国時の空港等への送迎
- 住居の確保や生活に必要な契約の支援
- 生活オリエンテーション
- 日本語学習の機会の提供
- 相談・苦情への対応
- 定期的な面談の実施
登録支援機関は、これらの支援を適切に実施できる体制を整える必要があります。
なお、登録支援機関による支援の対象は、原則として特定技能1号外国人であり、特定技能2号外国人には同様の義務的支援制度はありません。
登録支援機関になるための要件
登録支援機関になるには、出入国在留管理庁長官の登録を受ける必要があります。
登録を受けるためには、主に次の要件を満たす必要があります。
支援体制に関する要件
- 支援責任者および1名以上の支援担当者を選任していること
- 外国人が十分理解できる言語で、情報提供や相談対応などの支援を実施できる体制があること
- 支援責任者・支援担当者が適切に支援業務を実施できること
外国人の受入れ実績・相談業務経験
次のいずれかに該当することが必要です。
- 過去2年以内に、中長期在留者（就労資格に限る）の受入れ実績があること
- 過去2年以内に、報酬を得る目的で業として外国人に関する各種相談業務に従事した経験があること
- 選任された支援責任者および支援担当者が、過去5年間に2年以上、中長期在留者（就労資格に限る）の生活相談業務に従事した経験があること
- 上記と同程度に支援業務を適正に実施できると認められること
例えば、外国人の受入れ経験がない場合でも、外国人に関する相談業務の経験などによって、登録要件を満たす可能性があります。
ただし、外国人に関する業務経験があれば必ず登録できるわけではなく、経験の内容や支援体制などを踏まえて審査されます。
支援担当者と支援責任者の要件・役割
登録支援機関は、支援業務を適切に実施するため、支援責任者と支援担当者を選任する必要があります。
支援責任者と支援担当者は兼任することも可能です。
支援担当者
要件
- 登録支援機関の役員または職員であること
- 登録拒否事由に該当しないこと
- 支援業務を適切に実施できること
- 支援対象となる受入れ企業との関係について、独立性に関する要件を満たすこと
役割
支援担当者は、1号特定技能外国人支援計画に基づき、外国人に対する具体的な支援を行います。
主な業務は次のとおりです。
- 事前ガイダンスや生活オリエンテーションの実施
- 住居の確保、銀行口座の開設、携帯電話などの契約支援
- 行政手続きへの同行や生活に関する情報提供
- 外国人からの相談・苦情への対応
- 日本語学習の機会の提供、日本人との交流促進
- 定期的な面談の実施と支援状況の記録
外国人が十分理解できる言語で対応できる体制を確保することも重要です。
支援責任者
要件
- 登録支援機関の役員または職員であること
- 登録拒否事由に該当しないこと
- 支援業務を適切に管理できること
- 支援対象となる受入れ企業との関係について、独立性に関する要件を満たすこと
支援責任者は、支援担当者を兼任できます。
また、支援対象となる受入れ企業の役員・職員であった者や、その役員の親族などについては、独立性の要件に注意が必要です。
役割
支援責任者は、支援業務全体を管理し、支援担当者を監督する役割を担います。
主な業務は次のとおりです。
- 支援担当者の監督・管理
- 支援計画の実施状況の確認
- 支援計画の作成補助
- 支援に関する記録の作成・保管
- 受入れ企業や行政機関との連絡調整
- 必要な届出・報告への対応
なお、1号特定技能外国人支援計画の作成主体は受入れ企業（特定技能所属機関）です。登録支援機関は、必要に応じてその作成を補助できます。
2027年4月からの制度改正について
2027年4月1日から、支援体制に関する要件が改正される予定です。
主な変更点は、支援責任者・支援担当者の常勤要件、支援責任者の養成講習受講義務、支援担当者の配置人数に関する基準などです。
これから登録を検討する場合には、現在の登録要件だけでなく、改正後の要件も確認しておく必要があります。
登録支援機関の登録申請方法・必要書類
登録支援機関になるには、必要な登録要件を満たしたうえで、地方出入国在留管理局へ登録申請を行う必要があります。
申請には、登録申請書のほか、申請者の概要、外国人の受入れ実績や相談業務経験、支援体制などを確認するための書類が必要です。
登録申請に必要な書類
主な必要書類は次のとおりです。
- 登録支援機関登録申請書
- 手数料納付書
- 登記事項証明書（法人）または住民票の写し（個人）
- 定款または寄附行為の写し（法人）
- 役員の住民票の写し（法人）
- 登録支援機関概要書
- 登録支援機関誓約書
- 支援責任者の就任承諾書および誓約書
- 支援責任者の履歴書
- 支援担当者の就任承諾書および誓約書
- 支援担当者の履歴書
- 支援委託手数料に係る説明書（予定費用）
- 登録要件への適合を説明する書類
- 登録要件を証明するための立証資料
- 返信用封筒（郵送申請の場合など）
必要書類は、申請者が個人か法人か、外国人の受入れ実績や相談業務経験など、どの要件に基づいて登録申請するかによって異なります。
また、申請者の状況によっては、一部の書類を省略できる場合があります。
申請前に、出入国在留管理庁が公表している最新の必要書類一覧と申請様式を確認しましょう。
登録申請の流れ
登録支援機関の申請は、一般的に次の流れで進めます。
1．登録要件の確認
外国人の受入れ実績や相談業務経験、支援責任者・支援担当者の要件などを確認します。
2．支援体制の整備
外国人が十分理解できる言語での相談対応、生活支援、緊急時の対応など、必要な支援を実施できる体制を整えます。
3．申請書類の準備
登録申請書、誓約書、履歴書、登録要件を証明する資料などを準備します。
4．地方出入国在留管理局への申請
登録支援機関の住所（本店または主たる事務所）を管轄する地方出入国在留管理局へ申請します。
5．審査・登録
審査の結果、登録要件を満たしていると認められた場合、登録支援機関として登録され、出入国在留管理庁の登録支援機関登録簿に掲載されます。
登録申請の手数料
登録支援機関の新規登録および登録更新には、所定の申請手数料が必要です。
手数料は法令改正により変更される場合がありますので、申請前に出入国在留管理庁の公式サイトで最新の金額をご確認ください。
参考：出入国在留管理庁
登録支援機関の登録（更新）申請
登録支援機関は、法人だけでなく、一定の要件を満たした個人事業主も登録することができます。
外国人の受入れ実績や相談業務経験などを活かして、登録支援機関として活動するケースがあります。
個人事業主の場合
行政書士など、外国人に関する相談業務の経験がある個人事業主が、必要な支援体制を整えて登録支援機関になるケースです。
個人事業主でも登録は可能ですが、外国人に関する業務経験があるだけで登録できるわけではありません。
登録要件を満たす実績や経験に加え、外国人が十分理解できる言語で相談に対応できる体制、支援責任者・支援担当者の選任などが必要です。
法人の場合
外国人の受入れ実績や生活相談業務の経験がある企業・団体などが、登録支援機関になるケースです。
例えば、外国人材の受入れ支援に取り組んできた企業が、必要な支援体制を整え、他の受入れ企業から支援業務を受託する場合などが考えられます。ただし、法人であっても、登録要件を満たす実績や経験、支援体制が必要です。
また、支援を委託する受入れ企業との関係によっては、支援責任者・支援担当者の独立性に関する要件にも注意する必要があります。登録申請を検討する際は、まず自社や担当者の経験が登録要件に該当するかを確認することが重要です。
登録後の注意点
登録支援機関として登録された後も、支援業務の適切な実施や各種届出、登録更新などが必要です。
特に、登録事項の変更や支援業務の休止・廃止、定期届出の取扱いには注意しましょう。
登録の有効期間と更新
登録支援機関の登録有効期間は5年間です。
継続して支援業務を行う場合には、有効期間が満了する前に登録更新の申請を行う必要があります。
更新申請は、原則として登録有効期間満了日の6か月前の月の初日から、4か月前の月の末日までに行います。
更新を受けずに有効期間が満了すると、登録の効力が失われるため、余裕をもって準備することが重要です。
登録事項の変更届出
登録支援機関の名称や住所、代表者、支援業務を行う事務所の所在地など、登録事項に変更があった場合には、変更が生じた日から14日以内に届出が必要です。
変更内容によって必要な添付書類が異なるため、事前に確認しておきましょう。
支援業務の休止・廃止・再開
支援業務を休止または廃止した場合には、その日から14日以内に届出が必要です。
また、休止していた支援業務を再開する場合には、再開前に届出を行う必要があります。
支援実施状況などの定期届出
2025年4月の制度改正により、従来の四半期ごとの定期届出は、原則として年1回に変更されました。現在は、毎年4月1日から翌年3月31日までの受入れ・活動・支援実施状況について、翌年4月1日から5月31日までに届け出る仕組みです。
届出は受入れ企業（特定技能所属機関）を通じて行われます。支援計画の全部の実施を委託された登録支援機関も、支援実施状況に関する届出に関与します。そのため、登録支援機関は、日頃から支援の実施内容や外国人からの相談対応などを適切に記録・管理しておく必要があります。
支援業務を実施する際の注意点
登録支援機関は、受入れ企業との支援委託契約に基づき、1号特定技能外国人支援計画に定められた支援を適切に実施する必要があります。
特に、次の点に注意が必要です。
- 外国人が十分理解できる言語で支援を行うこと
- 事前ガイダンス、生活オリエンテーション、定期面談などの義務的支援を適切に実施すること
- 義務的支援に必要な費用を外国人本人に負担させないこと
- 支援の実施状況や相談対応の内容を記録・管理すること
- 受託した支援業務を他の機関へ再委託しないこと
また、支援計画の実施が困難になった場合などには、必要な報告や対応を行わなければなりません。
登録後も、法令に適合した支援体制を維持することが重要です。
まとめ
登録支援機関になるには、外国人の受入れ実績や相談業務経験などの要件を満たし、支援責任者・支援担当者の選任や、外国人への支援体制を整える必要があります。法人だけでなく個人事業主も登録できますが、登録要件を満たす実績・経験や、支援業務を適切に実施できる体制が求められます。また、登録後も、支援業務の適切な実施、各種届出、5年ごとの登録更新などが必要です。
登録支援機関の登録申請を検討している場合には、まず登録要件に該当するかを確認し、必要書類や支援体制を準備することが重要です。
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